Zo organiseren we ons bij Alfavrouwen

Hoe organiseren jullie je? Notitieboekjes, agenda’s of online tools?

Dit is een vraag die vaak gesteld wordt in de alfavrouwen facebook groep.

Daarom dachten we dat het wel leuk zou zijn hier even op te lijsten hoe wij onszelf organiseren.

Wat Jessica en ik beide gebruiken om een vlotte samenwerking te garanderen (en niets te vergeten):

Agenda: een gezamenlijke kalender in ical waar we onderwerpen en afspraken voor ‘alfavrouwen’ in plaatsen. Zo voegen we steeds de exacte uren en locaties in zodat er niet onnodig over en weer gecommuniceerd moet worden op de dag van de activiteit zelf.

Communicatie: een slack workspace met verschillende threads per project of standaard onderwerp, zoals bv. #website, #instagramimperium, #facebookgroep,… enzoverder. Dit checken we dagelijks en daarin plaatsen we onze communicatie zodat we bv. Whatsapp voor privé kunnen houden. Aangezien we zulke goede vrienden zijn is het belangrijk om een lijn te trekken in wat waar hoort en elkaar niet te storen op de foute momenten!

Taken en organisatie: monday.com waarin we alles in proces vormen gieten. Onze projecten zouden CHAOS zijn zonder deze tool die heel visueel is en ons ondersteunt bij wie wat doet tegen wanneer. Wanneer je geen processen hebt in je business, ben je eigenlijk geen business aan het runnen. Alles wat je herhaaldelijk doet, kan je bijhouden zodat het makkelijker wordt de volgende keer. Het is initieel even wennen om dit te gebruiken, maar eenmaal je een goede to do lijst of proces opstelt, bespaar je enorm veel over en weer communicatie door dit te gebruiken. Je kan hier ook makkelijk naar verwijzen in slack of vanuit monday.com verwijzen naar je drive documenten.

Bijhouden van bestanden: google drive met google docs, sheets, forms,… dit is werkelijk enorm waardevol. Wanneer Jessica bijvoorbeeld een bestand bewerkt, plaatst ze alle files in de online drive. Andersom geldt dat ook. Zo zorgen we ervoor dat we steeds toegang hebben tot alle bestanden en we voorkomen dat we elkaar onnodig moeten lastigvallen.

Skype of facetime voor communicatie! We bellen bijna altijd face to face omdat dit de leukste, echtste manier is om te communiceren. In geschreven tekst kan er veel intonatie etc. verdwijnen, wat meteen ook de reden is waarom we liefst bellen. Wanneer we een online meeting hebben zorgen we er wel voor dat we een deadline op de meeting zetten om te voorkomen dat we te veel tijd verspillen met onze meeting!

De grootste sleutel tot succes in onze samenwerking?

We vertrouwen en respecteren elkaar 100% en staan steeds achter de andere persoon haar werk. Wanneer we een afspraak maken, houden we ons aan die afspraak. Geen van ons komt ergens een half uur te laat wanneer we een meeting hebben of zal een taak niet uitvoeren tegen een deadline. Het is gevaarlijk om dat wel te laten gebeuren met mensen die je goed kent, maar het is voor ons allebei belangrijk om een optimale samenwerking te hebben. Afspraken maken immers goede vrienden!

Wat zijn jouw beste organisatie tips? Laat het ons weten in de comments!

P.S. Heb jij onze 8 beste business apps reeds gedownload? Via onderstaande link kan je een samenvatting downloaden van onze favoriete apps die jij misschien ook kan gebruiken in je business!